Bienvenue au Calendrier de planification financière des Premières Nations.

Peu de groupes ont la relation intergouvernementale unique qui marque les rapports entre les Premières Nations et le Canada. Voilà pourquoi il y avait très peu d'outils sur le marché pour aider les Premières Nations à mener à bien leurs tâches financières. Nous avons comblé cette lacune. Nous avons conçu le présent outil de planification spécifiquement à l'intention des gouvernements et organisations des Premières Nations comme les vôtres. Le but du Calendrier de planification financière et de ses composantes est de vous aider, au moyen d'une démarche simple, à établir un équilibre judicieux entre les pressions financières provenant de vos collectivités et des organismes de financement.

Composition de la trousse

Le Calendrier de planification financière compte trois composantes distinctes :

1. Le Calendrier est la pièce maîtresse de ce projet. Il vous rappellera les diverses étapes du processus de planification financière et, à long terme, vous facilitera la tâche. Le Calendrier met en évidence les trois principaux cycles de la planification financière : ceux de la planification, du budget et de la reddition de comptes. Il vous présente aussi une ventilation mensuelle des tâches. Dans cette section du Calendrier, vous constaterez que chaque cycle a son symbole et sa couleur pour vous aider à suivre votre progression et à déterminer les prochaines étapes. Nous espérons que vous l'afficherez dans votre bureau et que vous vous y reporterez régulièrement.

2. Le CD-ROM est un pendant du calendrier. Il présente le contenu, les définitions ainsi que les processus pas à pas que vous pouvez mettre en application pour mener à bien la planification financière de concert avec votre organisation. Vous constaterez que le CD-ROM comporte des liens vous permettant de naviguer entre les définitions, les processus ainsi que les modèles dans lesquels vous pouvez inscrire l'information propre à votre organisation.

3. Le Guide, une version imprimée du CD-ROM, est un manuel de référence que vous pourrez consulter rapidement si vous n'avez pas accès à votre ordinateur. L'information est organisée selon le cycle et présentée au moyen du même code de couleurs et de symboles que le Calendrier et le CD-ROM. Pour vous faciliter la tâche davantage, nous avons inclus une table des matières où les activités sont regroupées selon le mois. Ainsi, vous pouvez choisir les activités associées à un mois en particulier et les reconnaître à l'aide du code de couleurs et de symboles.

Formulaires et exemples
Pour compléter le texte et le calendrier, nous avons inséré des exemples. Il s'agit de divers éléments de planification financière pour une collectivité autochtone canadienne fictive, la « Première Nation de Plume Rouge ». Nous espérons que ces exemples illustreront les principes de manière claire et succincte. En outre, le CD-ROM et le Guide comportent plusieurs formulaires et modèles que vous pourrez utiliser pour effectuer votre propre planification financière.

Code de couleurs et de symboles
Dans le CD-ROM, le Calendrier et le texte, on distingue chacun des trois principaux cycles - la planification, le budget et la reddition de comptes - au moyen de couleurs et de symboles. Ainsi, vous pourrez trouver exactement ce que vous cherchez sans perdre de temps à parcourir de nombreuses pages.

Logiciel
On consulte le CD-ROM comme on parcourt un site Web. Aucun logiciel spécial n'est requis pour apprendre au sujet de la planification financière. Les exemples de chiffriers ont été conçus à l'aide de Microsoft EXCEL. Cependant, au cycle budgétaire, nous recommandons divers progiciels de comptabilité pour une tenue de livres plus efficace.

Comment se mettre en marche
Maintenant, vous êtes prêt à vous mettre en marche. Vous n'aurez pas besoin de matériel sophistiqué pour mener à bien la planification financière, mais il vous faudra tout de même deux choses. D'abord, vous devrez vous réserver du temps pour parcourir les trois cycles principaux. Ensuite - et c'est l'élément le plus important - vous devrez vous assurer du soutien du chef, du conseil et des cadres supérieurs pour amorcer la mise en oeuvre du processus dans tous les programmes de la bande. Gardez à l'esprit que la planification financière ne se fait pas en un jour. Il s'agit d'un processus permanent auquel le chef, le conseil et le personnel de la bande devront contribuer et collaborer tout au long de l'année financière.

En quoi consiste la planification financière
Les Conseils des Premières Nations, comme les autres gouvernements, ont affaire à de très nombreuses questions au sein de leurs collectivités. Dans chaque cas, de nombreuses demandes rivalisent pour obtenir des ressources financières limitées. Comment le gouvernement d'une Première Nation peut-il répondre à ces demandes rivales d'une manière juste et valable, tout en respectant ses contraintes financières? La réponse est d'adopter le présent processus de planification financière.

Dans toute organisation, qu'elle soit publique ou privée, il est sensé d'élaborer un budget pour l'année qui vient. À la lumière des recettes et des programmes de dépenses de l'année en cours, les responsables de l'élaboration du budget déterminent les priorités des programmes, en pleine connaissance des coûts prévus. Cependant, une bonne gestion financière ne se limite pas à prédire les recettes et les dépenses de la prochaine année. Dans les organisations publiques comme les gouvernements des Premières Nations, la planification financière consiste à coordonner le processus budgétaire avec la planification des années à venir tout en assurant la reddition de comptes à l'égard de la collectivité et des organismes de financement.

La planification est un processus où prime une perspective globale unique à chaque Première Nation c'est-a-dire englobant notamment la vision de la collectivité, le mandat du conseil, les priorités en matière d'élaboration de programmes et les besoins en immobilisations. La reddition de comptes assure que la collectivité puisse participer au processus d'élaboration du budget, que l'on produise les rapports en temps opportun et qu'il y ait, au besoin, un processus d'appel.

Les trois processus qui constituent la planification financière - la planification, l'élaboration du budget et la reddition de comptes - ne sont ni statiques, ni indépendants. Ils sont plutôt cycliques et interdépendants.

Au cycle de planification, on choisit des objectifs et on détermine les meilleurs moyens de les atteindre compte tenu des intérêts et des contraintes financières de la collectivité. Au cycle budgétaire, on peaufine les priorités de la collectivité sur une courte période et on prépare les opérations financières ainsi que la coordination et le contrôle efficace de toutes les activités. Par la suite, au cycle de reddition de comptes, on recueille et on communique en temps opportun l'information clé sur la manière dont les dirigeants ont mené à bien leur mandat (soit la mise en oeuvre de programmes visant à réaliser les objectifs de la collectivité).

Il se peut que ces cycles soient répétés plus d'une fois au cours d'une année financière selon la conjoncture dans le « monde réel ». Les décideurs préparent un plan pour l'année qui vient, élaborent un budget à la lumière de ce plan, puis soumettent régulièrement des comptes rendus au public. À la suite d'échanges avec lce dernier, les organismes de financement et les membres de l'organisation, il se peut que l'on modifie les priorités ; il s'avère aussi possible que des situations d'urgence entraînent des modifications budgétaires en cours de route. Dans un tel cas, les cycles se répètent.

Le Calendrier de la planification financière décrit les étapes des cycles de la planification, du budget et de la reddition de comptes, définit certains termes clés, précise les échéances et les délais, et fait ressortir comment utiliser ces étapes pour permettre à la collectivité de mieux planifier son avenir financier.

Les cycles, de même que les étapes à l'intérieur de chaque cycle, sont présentés de manière distincte. Nous avons procédé ainsi pour que le Calendrier et ses éléments soient faciles à consulter et à comprendre. Dans la pratique, les décideurs constateront de nombreux chevauchements et enchaînements entre les étapes et entre les cycles. Il sera utile de le garder à l'esprit pendant l'exposition du processus.

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