Cycle de planification - Budget préalable

Description
Les budgets de programme préliminaires décrivent dans leurs grandes lignes les activités qui seront entreprises dans le cadre de chacun des programmes. Ces budgets sont la mise en oeuvre des priorités établies et approuvées par le conseil de bande et tiennent compte des normes de programme minimales. Les budgets de programme sont des plans chiffrés, c'est-à-dire que non seulement ils déterminent ce que fera le programme mais ils prévoient aussi les fonds requis pour mener à bien les activités.

But
Les budgets de programme préliminaires permettent aux décideurs de se faire une idée assez précise des besoins en matière de financement pour l'année à venir. Il faut que les budgets préliminaires soient assez réalistes pour éviter les déficits. Malheureusement, les directeurs de programme ont tendance à « étoffer » leurs budgets parce qu'ils supposent que le conseil de bande imposera des coupures. Toutefois, il s'agit d'une démarche improductive qu'il faudrait décourager car elle induit le conseil de bande en erreur au moment de l'affectation budgétaire.

Si des accords de financement sont en vigueur pour l'année financière à venir, il faudrait se reporter aux prévisions de recettes d'un programme au moment de l'élaboration du budget de ce programme. En l'absence de tels accords, il faudrait baser les budgets préliminaires sur les recettes estimatives. Dans de tels cas, les budgets de programme préliminaires pourraient s'avérer très utiles pour négocier les niveaux de financement dans le cadre de nouveaux accords de financement.

Les budgets de programme préliminaires doivent refléter les buts et priorités généraux de la bande. Il s'agit de composantes centrales pour la préparation des budgets finaux et l'affectation des crédits budgétaires. Les budgets préliminaires orientent le personnel affecté aux programmes dans l'exécution de ses tâches. De plus, ils deviennent une source d'information importante, puisqu'ils contiennent des mesures à l'aide desquelles on peut évaluer le programme et son directeur.

Processus
En général, il incombe aux directeurs de programme d'élaborer les budgets préliminaires, de concert avec l'administrateur de la bande et le contrôleur financier. Il faudrait que le personnel affecté aux programmes participe à cette activité car il est habituellement le mieux informé des obligations, des priorités et des coûts des programmes. (Veuillez vous reporter à l'exemple de budget de programme préliminaire.)

L'élaboration d'un budget de programme préliminaire comporte plusieurs étapes :

1. L'administrateur de bande devrait réunir les directeurs de programme afin de discuter d'un échéancier et d'un format pour les budgets de programme. Le contrôleur financier devrait disposer d'une prévision des recettes fondée sur les dépenses de l'année en cours et de l'année précédente.

2. Les directeurs de programme se réunissent avec leur personnel pour amorcer l'élaboration des budgets. (Il pourrait s'avérer utile de se reporter aux conseils sur la planification présentés dans les sections sur les objectifs de mandat et l'établissement de priorités.)

3. Durant ces réunions, on relève les priorités des programmes et on en évalue les coûts. Ceci devrait comprendre les activités de programme « régulières », ainsi que toute autre dépense extraordinaire prévue par le personnel (telle que l'achat d'un nouvel ordinateur).

4. Il faudrait inclure toutes les dépenses de programmes, y compris les frais communs liés à l'administration générale de la bande. Il faudrait que les responsables des programmes dressent une liste détaillée des dépenses prévues, des coûts liés au personnel et aux avantages sociaux, des coûts de fonctionnement, du matériel requis et des coûts liés aux approvisionnements pour l'année à venir. Cette liste détaillée est basée sur les dépenses de l'année courante. Enfin, il faut que les budgets tiennent compte des nouvelles priorités de façon à élaborer une prévision précise pour le budget de l'année à venir.

5. Le contrôleur financier prépare un résumé des budgets de programme préliminaires à l'intention du chef et du conseil. Il est très utile que les directeurs de programme présentent leurs soumissions budgétaires au conseil de bande. Ainsi, le chef, le conseiller et l'administrateur de la bande ont l'occasion de remettre en question et de comprendre les exigences de chacun des programmes.

6. Le conseil de bande apporte les coupures (et parfois les majorations) requises aux budgets soumis. Il est utile que le conseil de bande détermine quels secteurs des budgets doivent faire l'objet de compressions ou de suppressions. Il incombe au directeur de programme de décider comment on procédera à ces changements.

7. On informe alors les directeurs de programme des modifications requises aux budgets de programme préliminaires. Ils ont la responsabilité d'apporter les modifications et de soumettre une version révisée de leurs documents budgétaires dans les délais prévus.

Rôles et responsabilités
Tel qu'on l'a signalé, il incombe aux directeurs de programme et à leur personnel d'élaborer les budgets de programme préliminaires. Il faut faire appel au contrôleur financier pour obtenir de l'information financière. À cette étape, le rôle du chef, des conseillers et de l'administrateur de bande est de jouer « l'avocat du diable ».

Calendrier
Il faudrait que l'élaboration des budgets préliminaires soit achevée au plus tard à la fin de février. Ceci laisse suffisamment de temps pour la présentation des documents préliminaires au chef et au conseil, pour obtenir leurs commentaires et pour soumettre la version révisée des budgets de programme avant la fin de l'année financière.