Cycle de planification - Examen de la politique budgétaire

Description
La politique budgétaire guide les opérations financières des Premières Nations. Elle décrit dans leurs grandes lignes les mécanismes financiers de même que les rôles et responsabilités du personnel de la bande, du chef et du conseil pour ce qui est de la gestion financière de la bande, y compris la délégation des pouvoirs financiers. (Veuillez vous reporter aux exemples de politiques budgétaire et de règlements administratifs.)

But
La politique budgétaire ou le règlement administratif est le principal document de contrôle permettant au conseil de bande de diriger les opérations financières de la Première Nation. Elle précise les normes de fonctionnement jugées acceptables, assurant ainsi l'équité dans l'utilisation et l'affectation des fonds de la bande et mettant en place un régime de reddition de comptes. Cette politique constitue la base sur laquelle le conseil de bande et les cadres supérieurs se fonderont pour prendre toutes les décisions financières. De plus, elle établit des règles de fonctionnement pour le service des finances de l'organisation. Elle a une incidence directe sur la mise en oeuvre des accords de financement, s'inscrit dans le mandat du conseil de bande et contribue à la reddition de comptes de l'équipe de gestion financière de la bande.

Une politique budgétaire ou un règlement administratif valable comporte de nombreux avantages en contribuant :

  • à tirer parti des ressources en vue d'améliorer la vie au sein de la collectivité ;
  • à tenir les membres au courant des activités ;
  • à protéger les agents en clarifiant leurs rôles et responsabilités ;
  • à soutenir des relations productives avec les organismes de financement, les banques, les fournisseurs, etc.

Une politique budgétaire inadéquate peut également entra îner de nombreuses conséquences :

  • la négligence d'occasions de réaliser des améliorations ;
  • une tension inutile au sein de la collectivité ;
  • des dettes sans avantages durables pour la collectivité. De telles dettes peuvent limiter l'aptitude de la collectivité à réaliser des améliorations pendant de nombreuses années.

Il faut des années pour développer un bon système de gestion financière. Il faut mette en place des politiques et des systèmes appropriés, une structure organisationnelle solide et un personnel bien qualifié. Il s'agit d'un outil dont le chef et le conseil ont besoin pour mener à bien leurs responsabilités à titre de dirigeants et de décideurs. Il s'agit aussi d'une composante clé du système de gestion publique de la collectivité. À ce titre, la politique budgétaire doit être maintenue et développée au fur et à mesure que la collectivité assume de nouvelles responsabilités et élargit son activité économique. Puis, au fil des années, le système de gestion publique servira les intérêts de l'ensemble de la collectivité qui y trouvera une source de confiance. Même si les éléments fondamentaux de la politique devraient demeurer intacts, il faudrait revoir la politique tous les ans à la lumière de divers facteurs. Par exemple, des modifications apportées aux modalités et aux conditions des accords de financement, l'adoption de nouveaux programmes, l'autonomie gouvernementale, un déficit ou une situation de cogestion pourraient justifier des changements à la politique budgétaire. Si de tels changements s'avèrent justifiés, il faut garder à l'esprit que seul le conseil de bande peut approuver des modifications à la politique financière.

Le système ou code de gestion financière des gouvernements comporte, entre autres, les éléments suivants :

1. l'énoncé de principes sur lequel est fondé le code ou le règlement administratif ;

2. les rôles et responsabilités ;

3. le processus budgétaire ;

4. le processus de comptabilité et d'allocation de crédits ;

5. la gestion de dette ;

6. la politique en matière d'emprunts ;

7. les contrôles internes :

  • les rapports financiers,
  • le contrôle des dépenses et des budgets,
  • la gestion des actifs et les rapports connexes,
  • la passation de marché ;

8. la vérification ;

9. les entreprises appartenant aux Premières Nations ;

10. un code de déontologie ou des dispositions relatives aux conflits d'intérêts ;

11. l'accès à l'information et la protection de la vie privée ;

12. un mécanisme de modification du code.

Processus
1. Si une Première Nation ne dispose pas d'une politique financière à jour, il faudrait que l'administrateur de la bande et le contrôleur financier préparent une version préliminaire d'une telle politique et la soumettent au conseil de bande (veuillez vous reporter à l'exemple de politique budgétaire). Il est important d'examiner chacun des points et de les modifier, au besoin, à la lumière des commentaires du conseil. La politique financière régit les opérations financières de la bande en établissant des lignes directrices et des règles que tout le personnel est tenu de respecter.

2. Il est essentiel que le personnel connaisse, comprenne et respecte la politique financière approuvée. Il faudrait passer en revue la politique avec les cadres supérieurs et le personnel affectés aux opérations financières de la bande.

3. Tel que nous l'avons signalé précédemment, nous recommandons que la politique budgétaire soit revue tous les ans. L'administrateur de la bande peut mettre sur pied un groupe de travail chargé de mener à bien cette revue ou simplement demander aux directeurs de programme et au contrôleur financier de lui soumettre leurs commentaires. On prépare alors un sommaire des modifications proposées et vérifie leur concordance avec la politique existante de manière à éviter les interactions imprévues.

4. Une version préliminaire révisée est présentée au chef et au conseil, qui doivent approuver tout changement à la politique budgétaire. Si on apporte des changements, il faut les communiquer à tous les employés et distribuer à chacun un exemplaire de la politique révisée.

Calendrier
On peut élaborer une politique budgétaire en tout temps durant l'année financière. Il est recommandé d'entreprendre un examen de cette politique durant le troisième trimestre qui suit l'assemblée générale annuelle (veuillez vous reporter à la section sur la responsabilité à l'égard de la collectivité) et avant l'établissement des nouvelles priorités pour l'année financière à venir (veuillez vous reporter à la section sur l'établissement des priorités).