Cycle de planification - L'établissement des priorités

Description
L'établissement des priorités consiste à dresser, en ordre d'importance, la liste des activités à entreprendre au cours de l'année à venir. Il faut établir un équilibre entre les obligations à l'égard de l'organisme de financement et de la collectivité, les besoins de la collectivité et les ressources à la disposition du conseil de bande.

But
Si les besoins n'étaient pas plus nombreux que les ressources, on ne se donnerait pas la peine d'établir des priorités. Malheureusement, en raison du maintien des restrictions financières et de l'absence de véritables pouvoirs qui permettraient aux Premières Nations de générer des recettes, il faudra attendre très longtemps avant que les ressources puissent répondre aux besoins des collectivités.

Ainsi, en tout temps, le chef et le conseil ont à faire face à un nombre sans cesse croissant de pressions financières - chacune d'entre elles est importante et valable, mais il n'est pas possible de les financer toutes avec les fonds dont on dispose. De plus, dans le cadre des accords de financement, les Premières Nations sont tenues de respecter certaines normes en matière de programmes et de services, ce qui limite davantage leur marge de manoeuvre et la possibilité de réaffecter des fonds à d'autres secteurs. Étant donné que les ressources financières demeurent toujours limitées, les conseils de bande doivent établir des priorités tôt dans le cycle de planification.

Bien que les réalités financières limitent les possibilités d'intervention, au moment où les décideurs des Premières Nations élaborent des listes de priorité, ils ne devraient pas tenir compte des fonds disponibles (cette question sera abordée plus tard). En fait, après l'évaluation des coûts, on se rend habituellement compte que la liste des priorités nécessiterait plus de fonds que ceux dont on dispose. Néanmoins, il sera important que le chef et le conseil comprennent clairement quels éléments de la liste des priorités sont « financés » (et, par conséquent, seront exécutés durant l'année financière) et lesquels demeureront « non financés » (et ne recevront pas de financement à moins que de nouvelles recettes ne deviennent disponibles).

Processus
Décider chaque année où investir des fonds et où imposer des compressions fait partie des tâches les plus difficiles pour le chef, le conseil et le personnel d'administration. Il est particulièrement difficile d'avoir à choisir entre des projets valables et nécessaires, dont un bon nombre comporte des répercussions humaines et politiques considérables.

Pour se faciliter la tâche, les décideurs peuvent mettre en application un processus standard d'établissement des priorités. Avec cette méthode, ils peuvent prendre des décisions en fonction de critères établis, tels que la santé et la sécurité, les prescriptions juridiques et les normes liées aux accords de financement, afin de déterminer lesquels des buts et des objectifs relevés plus tôt dans le processus de planification pourront en fait bénéficier d'un financement compte tenu des ressources disponibles.

Avec le concours des cadres supérieurs des programmes, le chef et le conseil doivent décider quelles questions sont les plus urgentes et peuvent être réglées au moyen des ressources disponibles pour l'année à venir. Les budgets de programme préliminaires doivent refléter les résultats de l'établissement des priorités. De nombreux facteurs auront une incidence sur la priorité accordée aux programmes ou aux services, notamment les coûts connexes, les besoins de la collectivité, la proximité des résultats, la facilité de mise en oeuvre et les effets indirects possibles. Afin d'établir les priorités pour l'année financière, le chef et le conseil, de concert avec les cadres supérieurs, peuvent mettre en application un processus pas à pas :

1. Un premier pas pratique consiste à adopter un ensemble de critères pour faciliter la prise de décision. (Veuillez vous reporter aux critères d'établissement des priorités.)

2. Il faut diviser le processus d'établissement des priorités en deux volets - le premier consacré aux immobilisations et le second aux autres programmes et services. Il est plus simple d'aborder les programmes d'immobilisations et les autres programmes séparément, car il faut des listes de priorités distinctes pour préparer les budgets de programme préliminaires et le plan des immobilisations. Il est également important de s'assurer que les restrictions ayant trait à l'utilisation des immobilisations à des fins autres que les programmes d'immobilisations (et vice-versa) soient bien connues et intégrées dans le processus d'établissement des priorités. De nombreuses Premières Nations ont d'autres listes de priorités qui doivent également faire l'objet d'un examen à titre de listes secondaires rattachées aux immobilisations ou autres programmes. Par exemple, il peut exister une liste de priorités en matière de logements, une liste de priorités en matière d'aide financière aux études postsecondaires, une liste de priorités en matière de rénovations, et ainsi de suite.

3. Un examen des prévisions de recettes (veuillez vous reporter au cycle budgétaire) permettra de relever les recettes totales à la disposition de la bande durant la nouvelle année financière.

4. Il faudrait relever les services obligatoires à l'intérieur de chaque secteur de programme et en évaluer les coûts. Étant donné que la prestation de ces services constitue une condition des accords de financement, les bandes sont tenues d'offrir ces services. Les coûts associés à ces services obligatoires sont les premiers à soustraire des fonds totaux disponibles. À cet égard, les plus récents rapports sur les dépenses et les écarts des divers programmes contiennent de l'information utile.

5. Ensuite, il faut comptabiliser les coûts associés aux activités permettant de réaliser les objectifs de mandat fixés par le chef et le conseil.

6. Une fois achevées, les listes de priorités incluront des projets qui ne pourront pas être financés compte tenu des ressources disponibles. Ces projets ne seront exécutés que si on obtient de nouvelles recettes ou si d'autres projets sont reportés. C'est une bonne idée de consigner des projets « non financés » dans le processus d'établissement des priorités car ces projets peuvent guider le personnel et éviter la tenue de réunions spéciales pour réévaluer les priorités à la suite de l'obtention de nouveaux fonds.

Calendrier
L'établissement des priorités suit immédiatement l'établissement des objectifs de mandat par le chef et le conseil. Ainsi, l'établissement des priorités survient immédiatement après que le conseil de bande a précisé ses objectifs de mandat, tôt dans le quatrième semestre (à la fin de janvier).