Cycle de planification - Cadre de planification

Description
La cadre de planification est la structure qui facilite la prise de décisions au sein de l'organisation. Pour la planification financière, le cadre de planification mettra en valeur deux processus majeurs : l'un veille à assurer la concordance entre les recettes et les dépenses et l'autre sert à déterminer les priorités parmi les besoins des programmes et des services (ces besoins sont presque toujours plus importants que les ressources disponibles).

Vous l'ignorez peut-être mais votre organisation jouit déjà d'un cadre de planification - pour ce qui est de son efficacité, il s'agit d'une autre question... De nombreuses Premières Nations fonctionnent sans plan ou objectif général. Les décisions se prennent un peu au hasard, au fur et à mesure que les diverses questions surviennent. Il s'agit d'un type de cadre de planification, mais il n'est pas efficace.

Le cadre de planification proposé dans le Calendrier de planification financière repose sur l'établissement d'un mandat général approuvé par la direction et sur la détermination de buts, d'objectifs et de priorités spécifiques à l'intérieur de ce mandat. Ce cadre de planification comporte une facette implicite : un processus de partage de l'information avec la collectivité permettant d'élaborer des buts qui reflètent ses besoins de la collectivité.

But
Le cadre de planification a pour but d'aider votre organisation à s'orienter durant le processus de planification financière. Il met en valeur les outils et les étapes qui vous aideront à élaborer des plans efficaces et réalisables. La planification stratégique aide une organisation à atteindre les objectifs généraux de son mandat. Les plans stratégiques reflètent les interrelations entre les volets (tels que les volets social, de l'éducation et de la santé) et la coopération requise pour réaliser les objectifs. L'interrelation signifie qu'une décision dans un secteur aura des répercussions indirectes sur un autre secteur. Si on prévoit ces répercussions, les décisions sont stratégiques. Lorsque les dirigeants emploient uniquement la planification réactive à court terme, ils ne prennent habituellement pas en considération les répercussions possibles sur les autres programmes. Les décisions prises dans un tel cadre de planification peuvent mener à des résultats imprévus, si bien qu'elles peuvent s'avérer avantageuses ou nuisibles à la collectivité dans son ensemble. En termes simples, la planification stratégique consiste à faire ce qui doit être fait.

Un cadre de planification communautaire se fonde sur les principes de la planification stratégique dans un contexte communautaire. La planification communautaire signifie que les décideurs élaborent un processus visant à réaliser des buts et des objectifs qui mèneront à une meilleure collectivité. Souvent, la collectivité a une vision de ce qu'elle veut devenir. De plus, le conseil de bande peut élaborer un énoncé de mission afin d'orienter la prise de décisions dans cette direction. Ainsi, le plan stratégique a sa source dans la vision de la collectivité et la mission du conseil.

Vision
L'énoncé de mission décrit la collectivité telle que ses membres et son conseil aimeraient qu'elle soit - non pas ce qu'elle est maintenant, mais comment elle sera dans le futur. Il doit s'agir d'une vision durable, car elle sera maintenue même si les dirigeants changent au fil des ans. En se reportant à l'énoncé de vision, le conseil de bande peut dessiner un parcours qui respecte la vision et aide à préciser les priorités. Une vision communautaire largement partagée peut contribuer à justifier des décisions difficiles. Une vision commune permet à une collectivité :

  • de déterminer la direction à suivre et de répartir le peu de ressources en temps et en argent dont elle dispose de manière à se rendre à destination ;
  • de cerner un nouvel avenir et de concentrer les efforts en vue de cheminer vers cet avenir ;
  • de se doter d'une fondation commune qui facilitera la collaboration vers l'atteinte du but commun ;
  • de susciter la confiance des partenaires possibles eu égard aux aptitudes de la collectivité et à la direction choisie ;
  • de continuer sur sa lancée même si les gens changent de rôles.

La vision communautaire est avant tout l'oeuvre des membres de la collectivité avec l'appui du chef, du conseil et, le cas échéant, des employés de la bande. Habituellement, la vision communautaire n'est pas liée au mandat des dirigeants - autrement dit, le mandat demeure valable même si la composition des conseils de bande change. L'élaboration d'une vision consiste à jeter un regard vers l'avenir et à imaginer ce que sera la collectivité dans 10 à 20 ans. Il ne faut pas élaborer cette vision au moyen de détails monétaires, mais plutôt l'élaborer dans un sens holistique, en tenant compte de l'avenir social, écologique, organisationnel et économique de la collectivité. Voici un exemple:

La Première Nation de Plume Rouge est une collectivité vigoureuse, vibrante et autonome qui répond aux besoins de son peuple en veillant à ce que ce dernier ait accès à diverses possibilités en matière de développement économique, à des logements et à une infrastructure convenables, à un système d'éducation adapté à la culture autochtone, à un programme social équitable et à un système de soins de santé adéquat.

Rôles
Avec les administrateurs importants de la bande, le chef et le conseil sont les principaux responsables de l'établissement d'une vision pour la Première Nation. Il convient aussi d'inviter les membres de la collectivité à participer, y compris ceux qui reflètent la diversité au sein de la collectivité (les aînés, les jeunes, les hommes et les femmes).

Processus
1. Les chefs, les conseillers et les participants de la collectivité travaillent en sous-groupes pour élaborer les composantes de l'énoncé de vision (veuillez vous reporter à la feuille de travail pour l'élaboration de la vision).

2. Ces sous-groupes se réunissent pour mettre en commun leurs idées sur la vision.

3. On met sur pied un groupe de travail chargé de préparer une version préliminaire de la vision en se basant sur l'information mise en commun par les groupes.

4. On présente la version préliminaire de la vision aux groupes pour recueillir leurs commentaires.

5. On étudie les recommandations et les changements proposés.

6. On distribue l'énoncé de vision dans la collectivité pour recueillir des commentaires et des suggestions.

7. On prépare une version définitive qui est soumise au conseil pour approbation.

8. On affiche l'énoncé de vision dans le bureau du conseil de bande, on l'insère dans les rapports annuels et le chef et le conseil s'y reportent, le cas échéant.

Énoncé de mission
La mission consiste en un énoncé général portant sur la raison d'être de l'organisation. L'énoncé de mission touche habituellement à quatre questions principales :

  • en quoi consiste l'organisation ;
  • ce qu'elle fait ;
  • qui sont ses clients ;
  • comment elle répond à leurs besoins.

Dans le cas d'une Première Nation, l'énoncé de mission identifie la bande, présente ses programmes et ses services, et décrit comment ces derniers sont assurés aux membres. Par exemple :

Le Conseil de bande de Plume Rouge est un gouvernement de Première Nation qui a pris l'engagement de partager, de développer et d'améliorer les possibilités de notre collectivité sur les plans social et économique et en matière de santé, de logement et d'éducation, tout en respectant nos traditions. Ensemble, nous veillerons à ce que ces possibilités contribuent à un environnement durable dont hériteront nos enfants et les enfants de nos enfants.

Rôles et responsabilités
Encore une fois, le chef et le conseil sont les principaux responsables de l'établissement de l'énoncé de mission, avec les principaux administrateurs de la bande. Il faudrait aussi inviter les membres de la collectivité à participer à la conception de cet énoncé.

Il incombe principalement au conseil et aux employés de la bande de veiller à ce que la Première Nation respecte son énoncé de mission.

Processus
1. Le chef, les conseillers, les employés de la bande et des membres de la collectivité, notamment des aînés, se divisent en sous-groupes pour discuter des éléments d'un énoncé de mission en se reportant à la feuille de travail (veuillez vous reporter à la feuille de travail pour l'élaboration de l'énoncé de mission).

2. Les sous-groupes se réunissent pour présenter leurs résultats à l'ensemble du groupe.

3. On élabore un énoncé de mission et on le présente pour obtenir des commentaires.

4. On intègre les recommandations et les suggestions.

5. On présente l'énoncé de mission au chef et au conseil pour approbation finale.

6. On affiche l'énoncé de mission dans le bureau du conseil de bande et le chef et le conseil s'y reportent régulièrement.

Calendrier
On peut entreprendre le processus de planification stratégique en tout temps durant l'année financière. Si la mission et la vision doivent servir à l'établissement des priorités pour l'année à venir, il faudrait que le conseil de bande les approuve avant la fin du troisième trimestre (décembre).

Cueillette des données de base
Maintenant que la collectivité et ses dirigeants ont élaboré des énoncés de vision et de mission, on peut passer à l'élaboration des objectifs et des budgets pour l'année financière.

Toutefois, avant que le conseil de bande puisse procéder à ces activités, il doit se renseigner sur la situation actuelle de la collectivité. Ainsi, les employés, l'administrateur de la bande et les directeurs de programme doivent fournir de l'information à jour au conseil (veuillez vous reporter à la section sur la responsabilité des directeurs de programme).

Les décideurs des Premières Nations ont besoin de cette information pour trois raisons: premièrement, pour évaluer les résultats généraux des dépenses et l'efficacité des programmes administrés par la bande; deuxièmement, pour relever les secteurs où une meilleure intervention est requise; et troisièmement, pour établir les priorités de l'année financière à venir à la lumière de cette analyse. Les Premières Nations ont vraiment intérêt à savoir si les programmes financés et les politiques en place mènent aux résultats escomptés. En recueillant les réponses à certaines des questions ci-dessous (présentées à titre d'exemple), vous obtiendrez de l'information pouvant vous aider à réorienter la planification.

Processus
Où les décideurs peuvent-ils trouver cette information? Les divers programmes gérés par les directeurs possèdent la plupart des données de base. Ce qui manque souvent, c'est une compilation de ces données dans un rapport unique à l'intention du conseil de bande.

Avec l'aide de l'administrateur de la bande, il faudrait dresser un répertoire des données disponibles sur le conseil de bande. Un tel répertoire préciserait, entre autres :

  • la population (totale ; dans la réserve ; prévisions) ;
  • les responsabilités en matière de prestation de programmes (les programmes assurés par la bande - y compris les budgets des années passées et un s ommaire des clients desservis; les programmes assurés par les autres gouvernements aux membres de la bande) ;
  • le logement (rapport sur l'état des logements ; demandes non encore satisfaites) ;
  • les immobilisations (spécifications des projets d'envergure ; travaux d'entretien d'envergure).

Les rapports de fin d'année s'avèrent d'excellentes sources pour les données de base. Ces rapports aideront le conseil de bande à relever les tendances sur lesquelles il faut agir au moyen du financement des programmes puisqu'il est possible de comparer les rapports des dernières années. L'avantage des rapports de fin d'année est que leurs données ont été recueillies de manière relativement constante au fil des ans. (Pour de plus amples renseignements au sujet des types de données disponibles dans les rapports de fin d'année des divers programmes, veuillez vous reporter au Guide national de présentation des rapports des Premières Nations.)

Parmi les autres sources de données, il y a les recensements communautaires, les évaluations de besoins et les profils de Statistique Canada. Les employés de bande ont besoin de données de base à l'aide desquelles ils pourront élaborer des budgets de programme préliminaires. Dans le cadre de notre Calendrier de planification financière, l'information financière requise par le conseil de bande durant le cycle de planification comprend les rapports ci-dessous, produits pendant les cycles budgétaire et de reddition de comptes.

  • les prévisions de recettes,
  • les rapports semestriels et de fin d'année,
  • les trois derniers rapports de vérification de fin d'année,
  • les trois derniers rapports annuels,
  • les ententes de financement,
  • le plus récent bilan mensuel,
  • une mise à jour des prévisions de fin d'année.

Rôles
L'administrateur de la bande ou le directeur administratif devrait assigner les responsabilités en matière de collecte d'information aux employés de la bande, conformément aux demandes du conseil. Une partie importante de cette information relèvera du contrôleur financier.

Calendrier
La collecte de données peut avoir lieu tout au long de l'année puisque le conseil surveille les activités liées aux programmes. Si les données doivent servir à amorcer le processus de planification pour l'année à venir, il faudrait recueillir l'information au début du quatrième trimestre (janvier).

Lorsqu'une Première Nation entreprend sa planification financière pour la première fois, il se peut qu'elle ne dispose pas de toutes les données énumérées ci-dessus. Toutefois, il ne faudrait pas pour autant interrompre le processus - la planification financière, même sans la totalité des données de base, peut grandement améliorer votre efficacité à titre de conseil de bande ou d'administration.