Cycle de planification - Planification d'urgence

Description
Le but de cet élément de planification est d'avoir un processus approuvé qui peut être mis en vigueur dans une situation d'urgence. La plupart du temps, l'urgence exigera des ressources qui n'avaient pas été prévues dans le plan financier.

But
Bien que la planification d'urgence ne soit pas une étape particulière du cycle de planification, elle doit être reconnue comme un risque potentiel par les décideurs. Les situations d'urgence génèrent des coûts imprévus et cet article vise à vous rappeler d'établir et de faire approuver une méthode à suivre dans ces situations.

Dans ce sens, les urgences couvrent une large gamme de dépenses non planifiées et non prévues au budget que le conseil de bande et le personnel n'ont pas le choix de réaliser. Il peut s'agir d'un incendie dans la collectivité, d'un feu de forêt, d'une inondation, de rénovations urgentes, d'une épidémie ou d'autres événements.

Puisque, par définition, les dépenses d'urgence ne peuvent être prédites, elles varient d'une année à l'autre ; il est donc difficile, sinon impossible, de les intégrer au cycle de planification financière. Ce qui importe le plus est de savoir qu'elles peuvent survenir et comment y réagir. À tout le moins, il faut adopter une résolution du conseil de bande (RCB) pour donner au chef et aux conseillers le pouvoir de déclarer l'« état d'urgence ». Le MAINC ne peut accorder le remboursement des dépenses d'urgence que si une RCB a été adoptée. Le ministère recommande également que toutes les Premières nations dressent un plan de protection civile qui soit approuvé par le chef et les conseillers. Si cette option vous intéresse, vous pouvez communiquer avec votre coordonnateur de la protection civile à votre bureau régional du MAINC.

Considérations
On peut adopter différentes approches pour traiter des répercussions financières des dépenses d'urgence (voir Techniques de gestion des risques). La délégation du pouvoir de signature doit comprendre une disposition indiquant que l'administrateur de bande est autorisé à faire des dépenses d'urgence en respectant certaines lignes directrices assujetties à des limites approuvées au préalable.

À titre d'exemple, un bon processus de planification financière aidera à préciser la différence entre les dépenses obligatoires et discrétionnaires ainsi que les besoins de trésorerie. En tentant de prévoir des dépenses discrétionnaires vers la fin de l'année, on peut aider à constituer un coussin à utiliser en cas d'urgence.

Certaines Premières Nations réservent une partie du financement à des fins d'urgence. Cette méthode présente toutefois l'inconvénient de provoquer inévitablement des « urgences » ou des situations que les gens peuvent être tentés de qualifier d'urgentes simplement pour avoir accès aux fonds. Une autre méthode consiste à prévoir une certaine flexibilité dans le plan financier de sorte que, lorsqu'une urgence est couverte, le chef et les conseillers puissent reprendre le plan financier initial et réaffecter les budgets en utilisant cette flexibilité fonctionnelle.

Pour éviter les dépenses d'urgence inutiles, il est important de veiller à ce que l'infrastructure soit assurée, logement compris. L'assurance est généralement un excellent investissement, dont on peut tenir compte dès le départ, contrairement aux urgences.

Il est important de retenir que, quelle que soit la direction choisie, le suivi est nécessaire lorsque des dépenses ont été faites pour des urgences. Selon l'importance des répercussions, il peut s'avérer nécessaire de réévaluer les priorités établies.

Beaucoup d'ententes de financement avec le Canada prévoient la demande de fonds additionnels en cas d'urgence. Plusieurs provinces ont également un fonds d'urgence pour des situations comme l'évacuation de collectivités pour cause d'incendie ou d'inondation. Dans la mesure du possible, les Premières Nations doivent tenter d'obtenir une approbation au moment où se produit la situation d'urgence lorsqu'on sait qu'un autre gouvernement est, ou pourrait être, responsable du remboursement des dépenses. Une documentation complète et exacte est également un atout pour obtenir un remboursement satisfaisant. En tout cas, lorsqu'une situation d'urgence prend fin, il est bon de se prévaloir de toutes les possibilités d'obtenir un financement externe pour couvrir ces dépenses.

Processus
1. Rédiger et approuver une résolution du conseil de bande au sujet des mesures d'urgence (voir le modèle de RCB sur les mesures d'urgence).

2. Communiquer avec le bureau régional du MAINC pour obtenir de l'aide dans l'élaboration de votre propre plan de préparation aux situations d'urgence (les bureaux régionaux pourront fournir des modèles).

Calendrier
Les urgences peuvent survenir à n'importe quel moment de l'année financière - et peu importe le niveau de compressions budgétaires, il faut y répondre. Il vaut mieux prévenir et adopter la RCB dès que possible pour s'assurer de pouvoir obtenir un remboursement par l'entremise du MAINC.