Cycle budgétaire - Rapports sur les dépenses et les écarts

Description
Les rapports sur les dépenses et les écarts sont des feuilles de calcul et sommaires mensuels et trimestriels qui renferment une comparaison à jour entre la prévision de recettes et les fonds encaissés, ainsi qu'entre les affectations et les dépenses réelles de chaque programme (veuillez vous reporter à l'exemple de rapports sur les dépenses et les écarts). Un écart est la différence entre les valeurs consignées dans le budget et les chiffres réels. Un rapport sommaire consiste en une récapitulation de la situation financière générale de la Première Nation à des dates précises de l'année financière (généralement à la fin de chaque mois). Enfin, ces rapports comportent des prévisions de fin d'année, basées sur les dépenses réelles jusqu'à présent et sur la prévision des recettes et des dépenses jusqu'à la fin de l'année.

But
Les rapports sur les dépenses et les écarts fournissent de l'information sur laquelle on se fonde pour prendre des décisions financières. Ces rapports confrontent les recettes budgétées et réelles ainsi que les dépenses budgétées et réelles de chaque programme, et relèvent la différence (ou l'écart) entre ces deux valeurs.

Quand on relève des écarts importants, on peut apporter des rajustements. Il peut s'agir de rajustements aux affectations destinées aux programmes ou de directives à l'intention des directeurs de programme visant une modification des dépenses à la lumière des ressources allouées. Les rajustements routiniers seront recommandés par le contrôleur financier et approuvés par l'administrateur de la bande.

Il faudrait préparer les rapports sur les dépenses et les écarts en vue de les soumettre à l'examen du conseil de bande le plus tôt possible après la date limite. Ces rapports peuvent prendre la forme de feuilles de calcul ou de graphiques (veuillez vous reporter à l'exemple de rapports sur les dépenses et les écarts) ; ils donnent habituellement un aperçu des écarts importants et recommandent au conseil de bande des mesures appropriées. Habituellement, les rapports sur les dépenses et les écarts comportent les éléments suivants :

  • les recettes budgétées (veuillez vous reporter à la prévision de recettes) et encaissées (veuillez vous reporter à la gestion de la trésorerie) ;
  • les affectations aux programmes et organismes (veuillez vous reporter aux affectations et aux plans de travail de programme) ;
  • les dépenses budgétées et réelles jusqu'à présent ;
  • les écarts touchant les recettes et les dépenses pour la période en cours et depuis le début de l'année financière ;
  • les écarts prévus à la fin de l'année.

Considérations
Il faudrait établir les échéances pour la soumission de l'information servant à préparer les rapports sur les dépenses et les écarts, et communiquer ces échéances à tout le personnel bien avant le début de l'année financière. De nombreuses Premières Nations attendent la fin du premier semestre avant de présenter les premiers rapports sur les dépenses et les écarts, et les soumettent sur une base mensuelle par la suite. Le contrôleur financier prépare habituellement ces rapports tous les mois, quel que soit le calendrier du conseil de bande eu égard à l'examen des rapports. Une gestion de la trésorerie efficace et la production de rapports sur les opérations sont les seuls moyens de s'assurer de la précision des rapports sur les dépenses et les écarts.

De plus, le contrôleur financier doit veiller à ce que les données budgétées et réelles soient signalées de manière uniforme, afin de permettre une présentation simple et équitable des fonds engagés. Il faut également que le contrôleur dispose de renseignements à jour au sujet des points tels que les marchés conclus mais pas encore payés, étant donné qu'il s'agit d'obligations juridiques qui réduisent la marge de manoeuvre financière à long terme.

Le chef et le conseil ont la responsabilité finale de surveiller tous les aspects de la santé financière de la Première Nation. Pour que le chef et le conseil soient en mesure de s'acquitter de cette responsabilité et de prendre les décisions appropriées, l'administrateur de la bande et le contrôleur financier doivent leur soumettre des rapports réguliers sous une forme facile à comprendre. Il est recommandé que les rapports sur les dépenses et les écarts soient présentés au conseil de bande tous les mois.

Il est également recommandé que le conseil de bande accepte officiellement les rapports sur les dépenses et les écarts dans le cadre d'une réunion du conseil et que toute mesure corrective exigée par le conseil de bande à la suite de l'examen de ces rapports soit consignée dans le procès-verbal. Ainsi, les directives du conseil seront claires et on disposera des dossiers requis pour la vérification. Pour leurs discussions au sujet des rapports sur les dépenses et les écarts, l'administrateur de la bande et le contrôleur financier doivent être au courant des normes de programmes et des contraintes qui limitent la réaffectation des fonds et doivent communiquer ces normes et contraintes au conseil de bande. Lorsqu'il existe une marge de manoeuvre pour le transfert de fonds entre les programmes, le chef et le conseil doivent approuver tout transfert.

Processus
1. Les transactions financières sont consignées régulièrement au moyen de pratiques comptables généralement reconnues.

2. Le service financier produit les rapports mensuels sur les dépenses et les écarts (les directeurs de programme exposent les causes des écarts budgétaires, les engagements majeurs et les prévisions de fin d'année).

3. Le contrôleur financier distribue les rapports sur les dépenses et les écarts aux directeurs de programme et à l'administrateur de la bande.

4. L'administrateur de la bande prépare un sommaire des répercussions et des rajustements requis à la suite des rapports sur les dépenses et les écarts à l'intention du conseil de bande.

5. Le contrôleur financier et l'administrateur de la bande présentent les rapports sur les dépenses et les écarts dans le cadre de réunions régulières du conseil. Des recommandations visant les moyens de régler les écarts sont soumises au conseil de bande. Il se peut que celui-ci demande aux directeurs de programme de venir expliquer les causes des écarts.

6. On peut réaffecter les excédents prévus à d'autres programmes ayant besoin de fonds additionnels. On peut éliminer les déficits prévus au moyen de compressions ou d'une réaffectation de fonds supplémentaires (veuillez vous reporter aux affectations et plans de travail de programme). Une partie des sommes peut être récupérée auprès des programmes dont le budget est excédentaire.

Calendrier
Il est recommandé de préparer les rapports sur les dépenses et les écarts sur une base mensuelle. Il faut au moins les préparer tous les trimestres. Il s'avère plus facile d'adopter des mesures correctives au début de l'année financière et de telles mesures ne verront le jour que si les problèmes sont relevés et communiqués au conseil de bande.

Il faudrait que les rapports sur les dépenses et les écarts soient achevés le 15e jour du mois qui suit la période visée par le rapport.

Exemple
Le Calendrier de planification financière renferme un modèle et un exemple de rapports sur les dépenses et les écarts. À l'aide des fonctions graphiques de Microsoft Excel, les feuilles de calcul peuvent être converties en graphiques que le personnel non spécialisé en finances et le conseil de bande comprendront plus facilement.