Cycle budgétaire - Rapports de mi-exercice et de fin d'exercice

Description
Aux rapports mensuels sur les dépenses et les écarts, il faut ajouter les rapports semestriel et de fin d'année, dont le contenu ne se limite pas à l'information financière. Les responsables de programme sont tenus de rendre compte de l'avancement des plans de travail et du plan des immobilisations. Tous les six mois, les directeurs de programme présentent ces rapports au chef et au conseil de bande, donnant ainsi un aperçu de la situation financière et de l'état d'avancement des programmes.

But
Les rapports semestriels rendent compte de l'avancement des divers programmes de la bande. Durant la présentation de ces rapports, les directeurs de programme ont l'occasion de défendre leurs décisions et de répondre directement au chef et au conseil de bande. De plus, le rapport semestriel renferme de l'information utile pour la seconde étape des affectations (le cas échéant). Il se peut que le chef et le conseil de bande aient à rajuster les affectations et les plans de travail de programme pour le second semestre si les programmes et les services n'ont pas atteint leurs buts ou s'il y a eu un excédent de dépenses au cours du premier semestre.

Les rapports semestriel et de fin d'année sont des rapports publics accessibles aux membres de la collectivité. Les rapports de fin d'année font partie du rapport annuel de la collectivité et s'inscrivent dans la fonction de reddition de comptes du gouvernement.

Processus
Sous la direction de l'administrateur de la bande, les directeurs de programme et le contrôleur financier combinent les données provenant des rapports sur les dépenses et les écarts avec les plans et objectifs exposés dans les plans de travail de programme et le plan des immobilisations.

1. On met la dernière main aux rapports sur les dépenses et les écarts du premier semestre (habituellement le 30 septembre) ou la fin de l'année, selon le cas.

2. Les directeurs de programme préparent les rapports sur l'état d'avancement, rendant  ainsi compte de l'exécution des programmes et de la réalisation des objectifs de programme à la lumière des plans de travail et du plan des immobilisations.

3. Les rapports sur l'état d'avancement des programmes et les rapports sur les dépenses et les écarts sont combinés dans le rapport semestriel ou de fin d'année à l'intention du conseil de bande. Le rapport devrait indiquer clairement quels objectifs de programme ont été atteints au moyen des fonds dépensés.

4. On distribue le rapport semestriel ou de fin d'année au chef et au conseil de bande. L'administrateur de la bande et les directeurs de programme participent à une réunion régulière ou extraordinaire du conseil de bande pour présenter le rapport. Le chef et le conseil de bande ont l'occasion de poser des questions et de formuler des commentaires aux directeurs au sujet de la situation financière du programme.

5. Le cas échéant, on détermine les mesures à adopter pour chaque programme.

6. Les rapports sont rendus publics. Dans le cas du rapport de fin d'année, il est versé dans le rapport annuel de la collectivit é.

Calendrier
Il faudrait procéder à l'examen semestriel avant la fin d'octobre en se reportant aux données sur la période allant jusqu'au 30 septembre (inclusivement). Quant à l'examen de fin d'année, il devrait avoir lieu avant le 15 mai à l'aide des données sur la période allant jusqu'au 30 avril (inclusivement). Il n'est pas nécessaire d'attendre que la vérification soit achevée avant de préparer et de présenter les rapports de fin d'année.