Cycle budgétaire - Dépenses imprévues

Description
Inévitablement, il y aura des dépenses urgentes qu'il faudra intégrer au cycle budgétaire même si ces dépenses n'étaient pas prévues dans le plan financier. Il faut les intégrer en apportant les rajustements requis aux affectations et aux plans de travail de programme.

Il faut effectuer les dépenses urgentes en suivant le processus établi dans le plan des mesures d'urgence de la bande (veuillez vous reporter à la planification d'urgence).

But
Des dépenses imprévues découlant de situations d'urgence surviennent et il faut les intégrer dans le cycle budgétaire. Les dépenses urgentes sont des dépenses non planifiées et non budgétées que le conseil de bande et le personnel ne peuvent éviter. Il s'agit de dépenses liées aux incendies, aux feux de forêt, aux inondations, aux rénovations urgentes, aux épidémies et à d'autres événements imprévisibles. Selon l'ampleur de la dépense urgente, il faudra apporter des corrections immédiates aux composantes du cycle budgétaire.

Processus
La première étape consiste à mettre en oeuvre les mesures financières du plan d'urgence (s'il y en a un). Si la collectivité ne dispose pas d'un tel plan, voici la démarche recommandée :

1. L'administrateur de la bande, de concert avec le chef et le conseil de bande, autorise la dépense urgente. Le contrôleur financier et son personnel mettent en oeuvre les mesures nécessaires pour mener à bien la dépense. À cette étape, il est impératif de communiquer avec les bureaux régionaux du MAINC si on prévoit demander un remboursement des dépenses urgentes.

2. L'administrateur de la bande et le contrôleur financier assurent le suivi de toutes les dépenses et de toutes les heures de travail consacrées à l'intervention d'urgence.

3. L'administrateur de la bande et le chef soumettent au MAINC une demande de remboursement des fonds engagés dans l'intervention d'urgence.

4. Sur le plan budgétaire, les activités suivantes sont entreprises :

i. en tenant compte des fonds acheminés à la bande par le MAINC, l'administrateur de la bande et le contrôleur financier évaluent les répercussions des dépenses non réglées sur les affectations et la gestion de la trésorerie ;

ii. si ces répercussions sont jugées importantes, il faut préparer imm édiatement un rapport sur les dépenses et les écarts ;

iii. il faut formuler des recommandations sur les rajustements au budget (y compris aux affectations et aux plans de travail de programme) découlant des dépenses urgentes. Ces recommandations peuvent inclure :

une demande de recettes additionnelles (veuillez vous reporter aux sections sur les accords de financement et les urgences) ;

des rajustements aux affectations (le recours aux retenues, s'il y a lieu) ;

des mesures de gestion de la trésorerie.

Calendrier
Il faut effectuer les rajustements au cycle budgétaire découlant des dépenses urgentes le plus tôt possible de manière à établir avec précision la situation financière de la Première Nation.