Cycle budgétaire - Affectation de crédits et plan de travail des programmes

Description
Les affectations sont le processus d'allocation des recettes prévues (veuillez vous reporter à la prévision de recettes) aux programmes et organismes de la bande. Les plans de travail de programme précisent les montants transférés à chaque programme et la date de ce transfert.

But
Les affectations constituent le lien entre la « planification financière » et la « gestion financière ». En se fondant sur le plan des immobilisations et les budgets de programme préliminaires, on affecte des fonds aux programmes. Les affectations et les plans de travail des programmes précisent comment les fonds sont transférés et à quelles fins. À la lumière de ces affectations et conformément à la politique financière établie (veuillez vous reporter au modèle de politique fiscale), les directeurs de programme assument la responsabilité des opérations de leur programme.

Considérations
Il se peut que le niveau final des affectations soit modifié en fonction de changements survenus à la situation financière, par exemple une augmentation ou une réduction des recettes, une augmentation ou une réduction des dépenses, des urgences ou une redéfinition des priorités. Ces changements seront consignés tous les mois dans le rapport sur les dépenses et les écarts, et pourraient exiger une revue des affectations initiales.

Pour cette raison, certaines Premières Nations pourraient décider de procéder à deux affectations - la première avant le début de l'année financière et la deuxième dans le cadre du rapport semestriel. Un autre avantage du processus d'affectation en deux étapes est que l'examen semestriel donne aux décideurs un aperçu assez précis de l'utilisation des fonds au cours du premier semestre. S'ils estiment que d'autres utilisations de ces fonds se révéleraient plus efficaces, ils ont la possibilité de les réaffecter.

Il est important de garder à l'esprit que plus il est tard dans l'année financière, plus il est difficile de rajuster les affectations. D'autres facteurs rendent un tel rajustement encore plus délicat - il se peut que les responsables du programme aient dépensé les fonds dans la première partie de l'année financière, qu'ils aient engagé les fonds non encore dépensés ou qu'ils aient des obligations dans le cadre des ententes de financement. Les plans de travail de programme décrivent le transfert de fonds proposé aux programmes spécifiques, ainsi que les étapes de ce transfert au cours de l'année financière.

Processus
1. Les directeurs de programme soumettent des budgets de programme préliminaires chiffrés et le plan des immobilisations quinquennal.

2. Les directeurs de programme ont la possibilité de présenter leurs budgets de programme et de défendre leurs prévisions de dépenses devant l'administrateur de la bande, le chef et le conseil.

3. L'administrateur de la bande et le contrôleur financier présentent au chef et au conseil leur analyse des budgets de programme préliminaires et du plan des immobilisations.

4. Le chef et le conseil apportent les changements qu'ils jugent pertinents et nécessaires de manière à établir un équilibre entre les coûts de ces plans et la prévision de recettes.

5. Une fois que cet équilibre est atteint (veuillez vous reporter au modèle d'affectations et de plans de travail de programme), le chef et le conseil approuvent les affectations destinées aux programmes et aux organismes.

6. À cette étape, les décideurs des Premières Nations disposent de deux choix pour mener à bien leurs affectations :

  • affecter la totalité des fonds de la bande, tels qu'établis dans la prévision des recettes, aux programmes et services dès le début de la nouvelle année financière ;
  • ou retenir une partie des recettes qui sera affectée aux programmes et services plus tard dans l'année. À la suite d'une revue des activités des programmes (p. ex. au milieu de l'année), les décideurs pourront affecter les fonds retenus aux programmes ou modifier les plans de travail de programme et redistribuer les fonds à la lumière de ces modifications.