Cycle de la reddition de comptes - Plan financier et budget définitif des programmes

Description
Le plan financier est un budget consolidé abordant les programmes un à un. Le plan financier, fondé sur les plans de travail de programme approuvés, présente le budget général du conseil de bande pour la nouvelle année financière. Les budgets de programme établissent les activités financières prévues durant l'année financière. Ils reposent sur une analyse des recettes et des dépenses, et comprennent les dépenses en immobilisations et de fonctionnement.

But
Le plan financier permet au conseil de bande de déterminer le niveau de financement accordé à chaque programme pour l'année financière. Il prend appui sur les objectifs de mandat du conseil de bande (veuillez vous reporter au cycle de planification). L'information financière, notamment les recettes, les dépenses de fonctionnement, les immobilisations et les émissions obligataires, est habituellement résumée et présentée dans une feuille de calcul (veuillez vous reporter à l'exemple d'un plan financier).

Le plan financier constitue le mécanisme central de l'allocation de fonds. Le plan financier fournit l'information requise pour l'étape du budget consacrée aux affectations. Les budgets de programme sont approuvés par le conseil de bande avant de procéder aux affectations. Une fois les budgets approuvés, le conseil de bande peut affecter les sommes tel que prévu dans le plan. Par la suite, les directeurs de programme doivent répondre de leur gestion des fonds devant le conseil de bande. Si les directeurs de programme ont besoin de fonds additionnels pour quelque raison que ce soit, le conseil de bande doit approuver cette affectation supplémentaire en modifiant le plan financier.

Processus
Les ententes de transfert financier (ETF) permettent aux conseils de bande de choisir comment affecter les fonds qui restent une fois que les programmes autorisés sont financés. Dans la section qui suit, nous proposons un processus de mise en place et d'approbation d'un plan financier pour une Première Nation dans le cadre d'une ETF :

1. Les directeurs de programme se réunissent avec le personnel pour passer en revue les objectifs de leur programme, les normes de prestation de service, les politiques du programme ainsi que toute autre ligne directrice ayant des répercussions financières sur leur programme au cours de l'année financière à venir. La prévision de recettes (veuillez vous reporter au cycle budgétaire) établit une source initiale de recettes pour chaque programme. Bien que cette prévision ne soit pas un montant garanti (car sujette à une réaffectation par le conseil de bande), elle constitue un bon point de départ. À cette étape du processus, le personnel du programme doit faire la distinction entre les composantes obligatoires du programme (celles qu'il faut exécuter en vertu de la loi) et les composantes préférables ou souhaitables. Quoi qu'il en soit, à cette étape préliminaire, il faudrait chiffrer toutes les composantes du programme et les inclure dans le budget de programme initial. Une fois achevés, les budgets de programmes préliminaires (veuillez vous reporter au cycle de planification) sont soumis à l'administrateur de la bande.

2. L'administrateur de la bande et le contrôleur financier se réunissent avec les gestionnaires de programme (individuellement ou en groupe) afin de passer en revue les budgets de programme préliminaires. Ainsi, l'administrateur et le contrôleur ont l'occasion de contester et de comprendre les plans de programme avant de préparer un plan d'ensemble à l'intention du conseil de bande.

3. Le conseil de bande et les directeurs de programme se réunissent pour examiner les budgets de programme préliminaires. À cette réunion, les directeurs doivent présenter brièvement leur soumission et, essentiellement, défendre le budget qu'ils ont déposé. Le conseil de bande doit tenir compte de la différence entre les fonds demandés par chacun des programmes et les recettes totales disponibles grâce aux diverses sources de recettes.

4. Le plus souvent, les demandes de financement préliminaires des divers programmes seront supérieures aux recettes totales dont dispose la Première Nation - souvent, elles sont considérablement supérieures. Pour effacer cette différence, les décideurs ont trois options :

  • ils peuvent réduire le financement accordé aux services et aux activités non essentiels ;
  • ils peuvent choisir de réduire ou de supprimer certains services ;
  • ils peuvent tâcher d'obtenir des fonds additionnels de sources internes ou autres afin d'attribuer des fonds à toutes les demandes.

Quoi qu'il en soit, les décisions à cette étape s'avéreront sans doute difficiles puisque, en fin de compte, les dépenses doivent correspondre aux recettes. Il importe surtout que les décideurs gardent à l'esprit les objectifs de mandat et les priorités de la bande déjà établis pour la nouvelle année financière (veuillez vous reporter au cycle de planification). Enfin, le personnel doit veiller à ce que le conseil de bande comprenne et respecte les modalités des ententes de financement limitant le transfert de fonds entre les activités et les programmes. Bien que les ETF prévoient une certaine souplesse, les Premières Nations doivent se conformer aux modalités et conditions de l'entente de financement. Quant aux projets que la bande favorise mais ne finance pas, il faudrait peut-être chercher d'autres sources de financement. Les organismes fédéraux et les organisations philanthropiques lancent souvent des appels de propositions dans des domaines se rapportant directement aux Premières Nations. En fait, de nombreux appels de propositions visent précisément des questions autochtones. Par exemple, la Fondation pour la guérison des Autochtones fonctionne ainsi. Il est donc possible d'obtenir des fonds, mais il est difficile de relever les occasions et de présenter une proposition avant l'échéance.

5. Une fois qu'on a pris les décisions et équilibré les dépenses et les recettes, le conseil de bande doit approuver les budgets de programme finaux. Le plan financier constitue la compilation des budgets de programme approuvés. Pour veiller à ce que le processus demeure ouvert et transparent, il faut que la collectivité et les organismes de financement aient accès au plan sur demande. Le plan financier achevé est le point de référence pour la mise en place des transferts de fonds des organisations de financement vers les programmes (veuillez vous reporter à la gestion de la trésorerie).

Calendrier
Il faudrait que le plan financier et les budgets de programme finaux soient approuvés au plus tard à la fin de mars, soit avant le début de la nouvelle année financière et les affectations.