Cycle de la reddition de comptes - La responsabilité vers la collectivité

Description
La reddition de comptes à l'égard de la collectivité nécessite une communication directe avec les gens en vue de fournir de l'information et d'accepter les commentaires et suggestions des membres de la bande. Elle offre la possibilité de discuter des affaires du conseil de bande d'une manière ouverte et transparente. La reddition de comptes à l'égard de la collectivité est assurée au moyen de divers processus, notamment le rapport annuel, la vérification et l'assemblée générale annuelle (AGA).

But
Les gouvernements démocratiques doivent répondre de leurs activités devant l'électorat. L'AGA constitue un forum où le gouvernement se présente devant la collectivité pour rendre compte des décisions prises dans les meilleurs intérêts de la collectivité.

L'AGA est le cadre officiel dans lequel le chef et les conseillers s'expliquent et dans lequel la collectivité fait valoir directement ses opinions. Toute la collectivité est invitée à participer à ce forum communautaire. À l'AGA, le conseil de bande rend compte de ce qu'il a fait et de ce qu'il veut faire au cours de l'année à venir. On dépose officiellement le rapport de vérification, et on présente et distribue le rapport annuel.

À l'AGA, le gouvernement de la Première Nation doit à tout le moins soumettre les éléments suivants :

  • un sommaire de la vérification achevée ;
  • les rapports sur les programmes ;
  • les buts fixés pour l'année financière qui s'amorce.

Processus

1. La première étape de la planification de l'AGA consiste à s'assurer que le rapport de vérification et le rapport annuel sont achevés et mis à la disposition de la collectivité au moins un mois avant l'assemblée (en septembre au plus tard).

2. Le mois d'octobre est une période appropriée de l'année financière pour la tenue de l'AGA. Ainsi, l'administration de la bande a le temps d'obtenir l'approbation finale du rapport de vérification, de préparer le rapport final, de mettre ces deux rapports à la disposition de la collectivité, de fixer des buts pour la nouvelle année financière, d'examiner les mandats et de préparer les résultats du premier trimestre de l'année en cours, le cas échéant. En octobre, le conseil de bande et le personnel doivent choisir une date appropriée pour la tenue de l'AGA. Il est important de choisir une date où aucun autre événement communautaire n'est prévu, tel qu'un rassemblement spécial ou une réunion hebdomadaire.

3. La prochaine étape consiste à s'assurer que les membres de la collectivité sont au courant du lieu, de la date et de l'heure de l'AGA. Nous recommandons que le personnel de la bande utilise plusieurs moyens de communication pour signaler la tenue de l'AGA à la collectivité : des avis dans les bulletins de nouvelles et les journaux locaux, des affiches dans la collectivité, ainsi que des messages diffusés par l'entremise des chaînes locales de radio et de télédiffusion.

4. On dresse un ordre du jour pour l'AGA (veuillez vous reporter à l'exemple d'ordre du jour d'une AGA).

5. Après la présentation officielle, une période est habituellement réservée aux questions et aux commentaires des membres de la collectivité à l'intention du conseil de bande. L'administrateur de la bande et les directeurs de programme sont tenus de participer à l'AGA afin de répondre aux questions visant des points spécifiques. Il faudrait que les questions et commentaires soient consignés pour que le conseil de bande et le personnel puissent les examiner ultérieurement. Durant la période de questions, il est difficile d'éviter que les questions portent sur des situations très spécifiques - des questions telles que : « Pourquoi ma fille n'a-t-elle pas obtenu de fonds du programme d'aide à l'éducation postsecondaire? » ou « Pourquoi Joe a-t-il obtenu une nouvelle maison? » Toutefois, l'AGA n'a pas pour but de régler des plaintes spécifiques ou personnelles, même s'il est souvent difficile d'éviter que de telles plaintes soient soulevées. Un autre inconvénient de l'AGA est qu'elle permet souvent aux adversaires politiques d'interroger agressivement le conseil actuel et de tenter de le mettre dans l'embarras. Néanmoins, ces inconvénients ne devraient pas empêcher le conseil de bande de tenir une AGA et d'y participer pleinement. Les avantages découlant d'une communication ouverte entre les dirigeants et la collectivité l'emportent largement sur ces inconvénients mineurs. L'AGA s'avère l'occasion de renseigner la collectivité au sujet des politiques approuvée grâce auxquelles on répartit les avantages aux membres ; cette communication assure que le système est (et qu'il est perçu comme étant) ouvert et équitable. Autrement dit, elle assure que le système est transparent. Souvent, l'orientation générale des commentaires formulés à l'AGA aide le conseil de bande à établir les priorités de l'année à venir.

Calendrier
On peut tenir l'AGA en octobre, après avoir accordé à la collectivité suffisamment de temps pour examiner le rapport de vérification et le rapport annuel. Toutefois, certaines collectivités ont établi d'autres périodes plus traditionnelles pour la tenue de l'AGA. Dans un tel cas, il faudra publier le rapport de vérification et le rapport annuel à un autre moment. Bref, c'est à la Première Nation de choisir le moment propice à l'AGA.

  • Les rapports de fin d'année des programmes doivent être remis à l'administrateur de la bande au plus tard en mai pour l'évaluation annuelle des directeurs avec le conseil.
  • Le reste de l'information doit être établi sous forme de version préliminaire au plus tard en août.
  • La collectivité et le MAINC doivent avoir accès au rapport annuel en septembre pour l'étudier.
  • Le rapport annuel est présenté à la collectivité en octobre dans le cadre de l'AGA.