Cycle de la reddition de comptes - Vérification

Description
La vérification consiste en un examen officiel et indépendant de toutes les recettes et dépenses de la bande durant l'année financière. Elle est réalisée conformément aux principes comptables généralement reconnus. La vérification est essentiellement un « bulletin » dans lequel on évalue la gestion et la santé financières de la Première Nation.

But
La vérification annuelle a pour but de démontrer aux membres de la bande et aux organismes de financement que toutes les recettes ont été comptabilisées et que les dépenses ont été effectuées conformément aux conditions des ententes de financement. Elle renseigne aussi les membres de la bande sur l'utilisation des fonds de la bande par leur gouvernement local. Il est important de souligner que la vérification ne se prononce pas sur la qualité des décisions prises (veuillez vous reporter à la section sur le rapport annuel) mais uniquement sur la conformité aux conditions et la tenue de livres de la bande.

La vérification est importante à titre d'examen indépendant réalisé par des spécialistes de la comptabilité. Étant donné que ces spécialistes utilisent des principes comptables généralement reconnus, la collectivité et les organismes de financement peuvent compter sur l'objectivité et la fiabilité des résultats.

La tâche du vérificateur est de vérifier si les états financiers sont exhaustifs et justes sur tous les plans importants. Ainsi, le vérificateur n'examine pas chaque opération financière : il réalise un examen suffisamment approfondi pour rédiger un avis professionnel sur les états financiers. Pour mener à bien cette évaluation, le vérificateur se reportera à une grande partie de l'information financière consignée à sa disposition. Cela comprend les ententes de financement, la politique financière, le plan financier, les budgets de programme finaux, les prévisions de recettes, les rapports sur la gestion de la trésorerie, les rapports sur les dépenses et les écarts, ainsi que les rapports semestriel et de fin d'année.

Processus
Le vérificateur s'assure que l'état financier de la Première Nation dresse un bilan juste des opérations et de la situation financière de la bande. Le vérificateur examine les dossiers comptables en les comparant aux documents justificatifs ou en demandant une confirmation auprès de tiers (p. ex., une banque). Le vérificateur examine le système financier et les contrôles internes et, le cas échéant, recommande des améliorations.

Au moment d'entreprendre une vérification, il faut tenir compte de quelques questions importantes, notamment :

  • le choix du vérificateur,
  • l'achèvement de la vérification en temps opportun,
  • la liste de l'information requise pour effectuer la vérification,
  • la préparation des bilans et rapports requis.

1. Choix du vérificateur
Pour être admissible, le vérificateur doit avoir suivi une formation spécialisée. De plus, il doit être membre en règle d'une association professionnelle de compatibilité reconnue dans la province ou le territoire où se trouve le gouvernement ou l'organisation de la Première Nation.

Certaines bandes ont recours à un appel d'offres pour choisir le vérificateur. L'appel d'offres vise à obtenir les services requis au meilleur prix possible. Il n'est pas nécessaire de procéder à un appel d'offres tous les ans, mais il faudrait envisager une telle démarche tous les trois ou quatre ans. Au moment de choisir un vérificateur, le conseil de bande devrait tenir compte du prix, des services offerts, des conditions d'acceptation et de la fiabilité de ce dernier. La connaisance du vérificateur du cadre de fonctionnement des Premières Nations est aussi une considération importante. La « courbe d'apprentissage » des vérificateurs peu familiarisés avec le fonctionnement des bandes et avec les modalités diverses et changeantes des ententes de financement a une forte incidence sur la durée de la vérification (et donc sur les frais exigés par le vérificateur). Vous trouverez dans le présent document un exemple d'une lettre d'invitation à soumissionner.

Une fois que le conseil de bande a choisi un vérificateur, il lui envoie une lettre de nomination. En réponse à cette lettre, le vérificateur rédige habituellement une lettre d'engagement. Cette lettre devrait préciser les besoins de la bande, les engagements de la bande à l'égard du vérificateur ainsi que les engagements du vérificateur à l'égard de la bande. (Veuillez vous reporter aux exemples de lettre de nomination et de lettre d'engagement.)

Il est important que l'équipe de gestion de la bande tienne une réunion préparatoire avec le vérificateur pour discuter de l'information dont le vérificateur aura besoin à la fin de l'année. Afin de négocier avec le vérificateur ses engagements en matière de coûts et d'échéancier, la bande doit prendre des engagements en ce qui a trait aux types d'information et à son propre échéancier. Le personnel doit préparer certains rapports de fin d'année à l'intention du vérificateur. La bande devrait recevoir une lettre du vérificateur dressant une liste de ses besoins en mati ère d'information.

Il faut garder à l'esprit que si les dossiers sont incomplets, le vérificateur et son personnel devront préparer l'information manquante ou tenter de la reconstruire. Ceci aura pour effet d'augmenter considérablement les coûts encourus par la bande.

2. Achèvement de la vérification en temps opportun :
Il faut que la vérification soit achevée dans un délai raisonnable après la fin de l'année financière, soit le 31 mars. Le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien a déterminé qu'une période de 90 jours (le 30 juin) constituait un délai raisonnable. Le Ministère se réserve le droit de réduire ou de retenir les fonds pour la nouvelle année jusqu'à ce que la vérification soit soumise.

Pour achever la vérification avant le 30 juin, la bande doit retenir les services du vérificateur au préalable (et ne pas attendre à la dernière minute), obtenir l'engagement du vérificateur d'amorcer le travail dès la fin de l'année financière et mettre les dossiers et le personnel requis à la disposition du vérificateur au moment voulu.

3. Liste de contrôle de l'information requise pour effectuer la vérification :

  • les reçus et les journaux de paiements ;
  • le grand livre général et le solde final de fin d'année ;
  • le registre des procès-verbaux (copies signées) ;
  • les résolutions du conseil de bande ;
  • les chèques oblitérés, les relevés bancaires et les talons/doubles de chèques ;
  • le livret de dépôts pour l'année financière ;
  • les rapprochements bancaires ;
  • les confirmations bancaires ;
  • le livret de reçus ;
  • des copies de toutes les ententes, c'est-à-dire les ententes de financement, etc. ;
  • les feuilles de paie et les feuillets T4 ;
  • toutes les demandes de subvention ;
  • la liste des comptes débiteurs ;
  • la liste des comptes créditeurs ;
  • la liste de l'inventaire ;
  • la grille des salaires, honoraires et frais de déplacement pour les représentants élus et les cadres supérieurs non élus ;
  • toutes les entrées de journal ;
  • l'information relative au régime de retraite ;
  • la liste des biens achetés au cours de l'année financière et des copies des pièces justificatives;
  • le relevé des dettes à long terme ;
  • un organigramme à jour ;
  • des états financiers préparés par le client ;
  • la liste des comptes créditeurs des entités apparentées ;
  • la liste des dépenses prépayées ;
  • l'historique des immobilisations ;
  • la liste des comptes débiteurs des entités apparentées ;
  • une analyse du compte des recettes différées ;
  • un exemplaire du budget approuvé pour l'année financière.

4. Préparation des bilans et rapports requis :

  • les états financiers ;
  • l'état des recettes et des dépenses pour chacune des activités ;
  • le relevé des excédents ou des déficits pour chacune des activités consignant les transferts et les soldes des années antérieures ;
  • le bilan intégré, l'état des recettes et des dépenses, ainsi que le relevé des excédents ou des déficits, si la bande est endettée ;
  • l'état des modifications ;
  • les rapports spéciaux exigés par la bande ou l'organisme de financement.

Les états vérifiés comporteront l'avis du vérificateur. Cet avis est une évaluation de la fidélité des états financiers présentés à la situation financière de la bande (autrement, dans quelle mesure les états reflètent la situation financière de la bande). Le vérificateur doit présenter une version préliminaire de la vérification au chef et au conseil de bande, expliquer ses constatations et demeurer prêt à répondre aux questions concernant le rapport de vérification avant la préparation de la version finale.

Le vérificateur devrait également rédiger une « lettre de recommandations » dans laquelle il relève des moyens d'améliorer les systèmes financiers de la Première Nation. Le suivi de ces recommandations est confié au contrôleur financier.

Calendrier et responsabilités
L'administrateur de la bande est la personne-ressource principale pour la correspondance officielle avec le vérificateur. Le contrôleur financier collabore avec le vérificateur :

  • Il répond à ses questions et obtient l'information dont le vérificateur a besoin.
  • Il faudrait que la lettre d'invitation à soumissionner (le cas échéant) soit envoyée aux vérificateurs en novembre ou en décembre.
  • La sélection d'un vérificateur devrait être confirmée au plus tard à la fin de janvier.
  • Il faudrait que le vérificateur fasse parvenir sa lettre d'engagement au plus tard en février.
  • Le contrôleur financier devrait avoir la version préliminaire des états de fin d'année au plus tard le 15 avril.
  • Il faudrait que le vérificateur amorce son travail le plus tôt possible après la fin de l'année.
  • La version préliminaire du rapport de vérification devrait être soumise à l'examen et à l'approbation du conseil de bande au plus tard le 15 juin.
  • Le conseil de bande examine et (avec ou sans modifications) approuve le rapport de vérification.
  • La version finale du rapport de vérification est mise à la disposition des membres de la bande et soumise aux organismes de financement et aux institutions financières appropriés au plus tard le 30 juin.
  • La bande devrait recevoir une attestation d'acceptation du Canada vers le 1er août et, par la suite, pourrait recevoir d'autres commentaires du comité d'examen des vérifications du MAINC (veuillez vous reporter aux exemples de lettres relatives aux vérifications).