Cycle de la reddition de comptes - Rapport annuel

Description
Le rapport annuel constitue un sommaire des activités de la bande, des activités liées aux programmes, de l'information financière, des réalisations de l'année écoulée ainsi que des buts pour l'année à venir. Il est le principal rapport assurant la reddition de comptes devant les membres de la collectivité. Des exemplaires de ce rapport sont également envoyés aux gouvernements, aux organismes de financement et à d'autres intervenants, s'il y a lieu.

But
Le rapport annuel, produit par les cadres supérieurs (notamment les directeurs, l'administrateur de la bande et le contrôleur financier), s'avère l'occasion de consigner dans un document à l'intention de la collectivité tout ce qu'on a accompli au cours de l'année financière. Il s'agit d'une mise en application importante des principes de divulgation et de transparence dans les activités et les programmes du conseil de bande. Le rapport annuel est le principal document de reddition de comptes à l'égard du public.

Le rapport annuel consiste en un sommaire des principaux éléments de la planification et de la reddition de comptes. Le compte rendu de la vérification est un volet important du rapport annuel. De plus, le rapport annuel donne un aperçu des principaux défis et réalisations de chaque programme, puis présente les objectifs pour l'année à venir.

Considérations
Le rapport annuel peut s'avérer un document important sur le plan de la reddition de comptes eu égard à l'année écoulée, tout en jetant les bases de la planification de l'année à venir. Il s'agit d'un document public et du rapport principal du conseil de bande et de son personnel à l'intention des membres de la collectivité. À ce titre, il doit être concis et facile à consulter. Il est préférable de recourir à des diagrammes et à des tableaux faciles à comprendre pour présenter l'information financière plutôt que de miser sur de longues feuilles de calcul qui sont difficiles à décoder.

Pour préparer un rapport annuel que les gens voudront lire, il faut veiller à ce que sa présentation matérielle soit attrayante, que son contenu soit facile à comprendre et que l'information soit pertinente et à jour. Il est très utile de recourir à des tableaux qui indiquent les tendances sur une période de plusieurs années.

Processus
On peut verser une gamme variée de renseignements dans le rapport annuel, notamment :

  • la mission et la vision :
    un rappel de la vision de la collectivité et de l'énoncé de mission du conseil de bande;
  • de l'information démographique :
    un recensement de la collectivité en fonction de l'âge, du nombre de membres vivant à l'intérieur ou à l'extérieur de la réserve (le cas échéant), du nombre d'étudiants et de diplômés, de la situation par rapport au marché du travail, etc. On peut obtenir ces données en se reportant aux listes nominatives au bureau du conseil de bande ou au MAINC ;
  • les priorités et le mandat :
    un rappel des priorités et du mandat établis au début de l'année financière ;
  • les buts et objectifs :
    un rappel des buts et objectifs pour l'année financière écoulée ;
  • les rapports sur les programmes :
    il s'agit fondamentalement des rapports de fin d'année des directeurs à l'intention du conseil de bande. La version rédigée devrait inclure un résumé des questions et des recommandations à l'intention du conseil de bande (veuillez vous reporter aux exemples de rapports sur les programmes) ;
  • les réalisations :
    une description des réalisations liées aux buts et objectifs ci-dessus ;
  • les buts pour l'année à venir :
    un relevé des buts pour l'année qui s'amorce ;
  • un sommaire financier :
    un sommaire des recettes et des dépenses en fonction des programmes ;
  • un sommaire de la vérification :
    préparé par le vérificateur.

Production
L'administrateur de la bande dirige la cueillette de l'information requise pour la préparation du rapport annuel. De nombreuses Premières Nations font appel aux services d'un consultant pour produire le rapport annuel mais il est possible de produire ce rapport à l'interne. L'administrateur de la bande devrait affecter une personne dotée de bonnes aptitudes en rédaction et en traitement de textes à la compilation et à la présentation de l'information sous la forme d'un rapport. Le choix d'une langue pour la présentation du rapport s'avère une décision importante. Il faudra une version française ou anglaise pour la distribution externe du document, mais de nombreuses Premières Nations produisent aussi une version dans leur langue maternelle pour la distribution interne et à titre de symbole de leur engagement à l'égard de la préservation de leur langue. Dans la plupart des cas, on prépare une version française ou anglaise, puis on la fait traduire.

Tel qu'on l'a signalé précédemment, les gens sont davantage portés à lire un rapport annuel dont la présentation est attrayante ; un rapport qui utilise un langage simple favorise la compréhension. L'utilisation de couleurs contribue à rendre le rapport plus attrayant mais entraîne des coûts supérieurs. Inclure des photos du chef, des conseillers et du personnel de la bande, de même que des photos des principaux événements de l'année, donne un caractère plus dynamique au rapport.

Impression
La production du rapport annuel peut se faire à l'interne ou à l'aide d'un imprimeur. Pour choisir, il faut tenir compte de l'effet désiré du rapport annuel et des coûts de production. De toute manière, il faut mettre un nombre adéquat d'exemplaires à la disposition de la collectivité avant et durant l'assemblée générale annuelle.

Calendrier

  • Il faudrait que les directeurs de programme soumettent leurs rapports de fin d'année à l'administrateur de la bande en mai au plus tard en vue de l'examen annuel des directeurs avec le conseil.
  • Il faut compiler et rédiger tous les autres documents en août au plus tard.
  • On met le rapport annuel à la disposition de la collectivité et du MAINC en septembre.
  • Le rapport annuel est présenté à la collectivité dans le cadre de l'AGA en octobre.