Cycle de la reddition de comptes - La responsabilité des programmes

Description
Les directeurs de programme sont responsables de la bonne gestion de leur programme à l'intérieur du budget alloué. Ils doivent répondre devant le conseil de bande de l'exécution des programmes conformément aux politiques dûment approuvées par le conseil ou établies dans l'entente de financement. Ils ont aussi à répondre devant les clients de la qualité du service rendu.

But
Tandis que le conseil de bande est responsable de la gestion publique générale de la bande, les directeurs de programme sont chargés des décisions opérationnelles prises dans le cadre de la gestion, de l'administration et de la prestation des programmes et des services.

La reddition de comptes au sein des programmes se concrétise de diverses manières. Premièrement, le personnel du programme prépare des rapports réguliers (mensuels) en collaboration avec le contrôleur financier. On synthétise ces rapports afin de donner au conseil de bande un aperçu régulier de la santé financière de chaque programme et de la bande dans son ensemble (veuillez vous reporter aux rapports sur les dépenses et les écarts).

Pour les directeurs, le rapport semestriel constitue la première occasion de discuter directement avec le conseil de bande dans un cadre officiel depuis l'approbation des budgets de programme. Avec l'aide de l'administrateur de la bande et du contrôleur financier, les directeurs de programme communiquent les résultats du premier semestre au conseil de bande et présentent leur soumission pour la deuxième étape des affectations (le cas échéant).

Une autre façon d'assurer la reddition de comptes des directeurs de programme est de les assujettir à des examens de rendement annuels par le conseil de bande. De nombreuses Premières Nations concluent maintenant des marchés avec leurs gestionnaires de programme (les gestionnaires de programme s'engagent à réaliser des objectifs précis à l'intérieur des délais et du budget alloués). Les examens de rendement annuels permettent au chef et au conseil de bande d'assurer la reddition de comptes au sein des programmes et de poser des questions sur le fonctionnement de ces programmes. De plus, ces échanges entre l'administration et le gouvernement sont très importants pour préserver la transparence et assurer la divulgation d'information.

Comme vous le constatez, la reddition de comptes au sein des programmes est liée à plusieurs autres composantes du cycle de planification financière. Durant le processus d'affectation des fonds aux programmes, les directeurs doivent respecter l'orientation fixée par les priorités du conseil de bande. Durant leur collaboration avec le contrôleur financier, les directeurs suivent le cycle budgétaire afin de maintenir la maîtrise de la situation financière de leur programme. Enfin, durant le cycle de reddition de comptes, les rapports générés et les mesures prises tout au long de l'année contribuent aux autres composantes de la reddition de comptes (p. ex., le rapport annuel).

Processus
Le cycle budgétaire décrit comment préparer les rapports mensuels, semestriels et de fin d'année. Dans la présente section, nous abordons l'examen annuel des programmes, qui est entrepris à la fin de l'année financière. Voici la démarche recommandée.

1. Avec l'aide du contrôleur financier, les directeurs préparent des rapports de fin d'année à l'intention du chef et du conseil de bande et ce, avant la mi-mai (durant le premier trimestre de l'année financière suivante).

2. Le chef et le conseil de bande ont l'occasion d'examiner l'information présentée de manière détaillée et synthétisée sur chaque programme.

3. Le conseil de bande inscrit l'examen annuel et les présentations des directeurs de programme à l'ordre du jour de ses réunions. Le conseil de bande peut répartir ces présentations sur plusieurs réunions régulières ou tenir une séance extraordinaire d'une ou de deux journées consacrée uniquement à l'examen annuel et aux présentations.

4. Les directeurs de programme, souvent accompagnés des principaux responsables du programme, présentent une analyse de fin d'année portant sur les activités et la situation financière du programme.

Exemple d'un ordre du jour

1. Introduction et survol présentés par l'administrateur de la bande

2. Présentation du directeur de programme

  • Information générale sur le programme (description, mandat, client èle desservie, sources de financement, types d'ententes)
  • Ressources du programme (personnel, budget, matériel, édifices, autres)
  • Cadre de fonctionnement (questions juridiques, modalités du financement, politiques connexes de la bande, mesures de la réussite)

3. Réalisation des objectifs du mandat et du programme

4. Questions à régler

5. Aperçu de la situation financière du programme

6. Période de questions du chef et du conseil de bande

7. Recommandations visant les mesures à prendre

Calendrier
Les rapports sur les dépenses et les écarts donnent au conseil de bande un aperçu des activités de programme sur une base mensuelle ou trimestrielle. L'examen semestriel est effectué vers la fin du deuxième trimestre (en septembre). Les examens de programme de fin d'année peuvent s'amorcer à la fin mai. La plupart des Premières Nations tâchent d'achever ces examens avant la fin de juin.